Оптимизация процесса бюджетного планирования и управления субвенциями с помощью Low-code BPMS платформы

Процесс бюджетного планирования в организациях сектора госуправления является одним из самых сложных и трудоемких. Росводресурсы ежегодно рассматривают более 3000 заявок на

финансирование мероприятий, таких как строительство и реконструкция гидроузлов, защитных гидротехнических сооружений, дамб, плотин, проведение работ по дноуглублению и расчистке русел рек. Однако, лишь 30% поданных заявок подлежат финансированию. Основная задача Росводресурсов заключается в выявлении мероприятий с наибольшим социально-значимым эффектом.

Обработка заявок на финансирование и подготовка документов осуществляется сотрудниками центрального аппарата, территориальных органов Росводресурсов и подведомственных

учреждений, что создает огромную нагрузку на этих специалистов. Команда цифровизации Росводоресурсов ставит перед собой задачу создания единого информационного пространства,

чтобы упростить взаимодействие всех участников процесса бюджетного планирования и сократить время обработки заявок на финансирование и подготовки документов.

Основные цели проекта:

• Оптимизировать процесс бюджетного планирования и сократить время обработки заявок на финансирование мероприятий.
• Повысить эффективность взаимодействия между сотрудниками разных отделов и учреждений.
• Улучшить качество анализа заявок и определения приоритетных мероприятий с наибольшим социально значимым эффектом.
• Автоматизировать подготовку документов, формирование печатных форм и расчетов, снижая участие человека в рутинных операциях.
• Создать единое информационное пространство для упрощения взаимодействия всех участников процесса бюджетного планирования.

Внедрение Low-code BPMS платформы

Выбор Comindware Business Application Platform был обусловлен несколькими ключевыми требованиями, которые соответствуют основным целям и задачам проекта:

• Сокращение времени от возникновения бизнес-потребности до ввода в эксплуатацию сервиса: Comindware обеспечивает быстрое развертывание и настройку сервисов, что позволяет сократить время на их внедрение и адаптацию.
• Обеспечение высокого уровня гибкости, масштабирования и скорости работы сервисов: Comindware Business Application Platform предоставляет необходимые инструменты для настройки и изменения процессов, управления данными и интеграции с другими системами, что позволяет создавать масштабируемые и гибкие сервисы.
• Переход от самописных монолитных систем к микросервисной архитектуре и low-code решениям: Comindware поддерживает микросервисную архитектуру и low-code подход, что облегчает разработку, внедрение и поддержку сервисов, уменьшая зависимость от программистов и специалистов по информационным технологиям.
• Переход от учетных систем к исполняемым процессам: Comindware позволяет переходить от статических учетных систем к динамическим исполняемым процессам, что улучшает прозрачность, контроль и управление процессами бюджетного планирования.

Ход реализации

Для начала реализации проекта была сформирована команда, включающая как программистов, так и бизнес-аналитиков. Несмотря на различный уровень технических навыков, все участники команды смогли успешно освоить Comindware Business Application Platform и приступить к работе.

Приоритетом стала настройка экранных форм, таблиц и реализация несложных процессов, которые могли бы упростить и ускорить бюджетное планирование и анализ заявок на финансирование. Благодаря интуитивному интерфейсу и low-code подходу, даже бизнес-аналитики без опыта программирования смогли успешно справиться с этими задачами.

После успешной реализации базовых процессов, команда приступила к более сложным задачам, таким как интеграция сервисов аналитики, визуализации и API. Это позволило улучшить взаимодействие между различными отделами и участниками процесса бюджетного планирования, а также обеспечило возможность получения более точных и актуальных данных для принятия решений.

Таким образом, успех проекта заключался не только в том, что были улучшены существующие процессы, но и в том, что была создана основа для дальнейшей автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в организации. Команда смогла достичь этих результатов благодаря успешному взаимодействию между разработчиками, аналитиками и отраслевыми специалистами, а также применению гибкой Comindware Business Application Platform.

План проекта:

• Цифровизировать сквозной кросс-функциональный процесс бюджетного планирования и распределения субвенций
• Структурировать полученные данные для автоматизации смежных процессов:
  

  сформировать каталог процессов
  

  определить владельцев процессов
  

  разработать “Карты болей“
  

  приоритезировать процессы для реинжиниринга
  

  разработать план реинжиниринга
  

  произвести реинжиниринг процессов

• Выявить и автоматизировать другие бизнес-процессы, связанные с деятельностью Росводресурсов
• Обеспечить прозрачность и доступность информации для всех участников процесса бюджетного планирования

Все этапы проекта направлены на создание единого информационного пространства для упрощения взаимодействия всех участников процесса бюджетного планирования.

Некоторые задачи проекта:

• Ликвидировать "бумажное" взаимодействие между сотрудниками и подразделениями
• Сократить сроки согласования мероприятий, упростив процесс коммуникации
• Устранить необходимость дублирования информации в разных документах и системах
• Автоматизировать формирование документов, снижая время и усилия на их создание
• Снизить вероятность ошибок при планировании, благодаря структурированию и централизации данных
• Создать единую цифровую среду, которая будет доступна и понятна для всех сотрудников компании
• Обеспечить регулярную управленческую отчетность, упрощая анализ и принятие решений на основе актуальных данных

Трудности

Основная трудность в проекте заключалась в координации работы сотрудников из разных организаций и регионов Российской Федерации. Это представляло собой серьезный вызов, так как процессы включали множество сторон, и было необходимо обеспечить плавное и эффективное сотрудничество между всеми участниками.

Проектная команда должна была действовать аккуратно, чтобы вовлечь и заинтересовать конечных пользователей, оптимизировать процессы и исключить избыточные операции. В то же время, команда столкнулась с необходимостью применения Agile подхода в условиях государственного сектора, что является не стандартным для государственного сектора подходом.

Благодаря поддержке руководства Росводресурсов, команда смогла успешно сформироваться и пройти обучение в кратчайшие сроки, а также обеспечить закупку необходимого программного обеспечения и оборудования. Вместо стандартных 3-4 месяцев, проект был запущен за несколько дней. Несмотря на трудности, проектная команда демонстрировала преимущества выбранного подхода для всех участников, что в итоге привело к успешной реализации проекта.

Затраты

Стоимость проекта состояла из:

• Трудозатрат 5 сотрудников на стороне заказчика (в данном случае, Росводресурсов).
• Трудозатрат 1 бизнес-аналитика и 1 разработчика на стороне вендора.
• Затрат на закупку пользовательских лицензий для использования необходимого программного обеспечения.

Проект успешно выполнил оперативные целевые показатели и продолжает работать над решением более глобальных и масштабных задач. Целевые показатели проекта утверждены Ведомственной программой цифровой трансформации Росводресурсов до 2025 года, что говорит об амбициозности и значимости проекта.

Достижения

• Успешно разработаны два тестовых сервиса, множество интерфейсных форм и отчетов.
• Произведен реинжиниринг процессов с привлечением аналитической работы пользователей.
• Реализован пилотный проект по использованию искусственного интеллекта для повышения эффективности процессов.
• Достижение оперативных целевых показателей проекта.

Успех проекта цифровой трансформации в области планирования отраслевых мероприятий привел к разработке и внедрению дополнительной функциональности:

• Сервис "Бюджетные сметы" – автоматизированная подготовка и согласование бюджетных смет Росводресурсов и территориальных органов, отражение информации о финансируемых объектах учета, автоматическое формирование сводной бюджетной сметы и параметров федерального закона о федеральном бюджете Российской Федерации.
• Сервис "Субвенции" – автоматизация подачи заявок на финансирование мероприятий субъектами РФ, подготовка экспертных заключений Росводресурсов по результатам рассмотрения заявок, оценка параметров мероприятия с использованием моделей ИИ, подготовка и согласование итоговых перечней мероприятий, подлежащих финансированию в плановом периоде.

Благодаря цифровой трансформации:

• Повышена эффективность планирования отраслевых мероприятий и распределения бюджетных средств.
• Упрощен процесс согласования бюджетных смет и субвенций между Росводресурсами, территориальными органами и субъектами РФ.